1. Amaç ve Kapsam
Cloud Marketing ( CloudTalk Global)” ya da “Kuruluş”) olarak, paylaştığınız kişisel verilerinizin güvenliği ve korunması konusuna önem veriyoruz. Cloud Marketing ( CloudTalk Global) bu metinde belirtilen durumlarda bir “veri sorumlusudur”. Kişisel verilerinizi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK” ya da “Kanun”) e Avrupa Birliği sınırları içerisinde oturan kişiler için Genel Veri Koruma Regülasyonu’na (“GDPR”) uygun olarak işliyor, kişisel verilerinizin korunması için uygun, ölçülü ve yeterli idari ve teknik tedbirler alıyoruz. Kişisel verilerin işlememize ilişkin daha detaylı bilgi için ayrıca Gizlilik Politikamızı inceleyebilirsiniz.
Bu aydınlatma metni internet sitelerimizin ziyaretçilerini, çevrimiçi etkinliklerimize katılanları, etkinlik sponsoru kuruluşların temsilcilerini ve çalışanlarını, çevrimiçi hizmetlerimizden yararlananları ve internet sitemizdeki iletişim formlarını kullanarak bizimle iletişime geçen bireyleri aydınlatmak amacıyla hazırlanmıştır. İnternet sitelerimizde atıf yaptığımız veya bilgilerini paylaştığımız, üçüncü kişi ve kuruluşlara ait internet sitelerine ilişkin sorumluluk kuruluşumuza değil ilgili sitenin işletmecisine ve sahibine aittir.
2. Veri Sorumlusunun Kimliği
CLOUD MARKETING (CloudTalk Global), amaç kısmına sayılan ilgili gerçek kişilere karşı “Veri Sorumlusu” statüsündedir. CLOUD Marketing, veri sorumlusu olarak yasa ve Kurul kararlarından kaynaklanan yükümlülüklerini idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirler alarak yerine getirir.
“Veri Sorumlusu” olarak künyemiz ve kişisel verilerle ilgili bize ulaşabileceğiniz iletişim bilgilerimiz şu şekildedir:
| Ünvan : | Cloud Marketing (CloudTalk Global) Bilişim ve Organizasyon Ltd. Şti. |
| Adres : | Mecidiyeköy Mh. Şehit Ertuğrul Karataş Cd. Canıtez İş Hanı Blok No:3/15 Şişli – İstanbul |
| İnternet Sitemiz : | www.cloudtalkglobal.com |
| Telefon : | +90 (850) 885 01 53 |
| E-posta (KVKK için) | [email protected] |
3. Temel Kavramlar
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel veriye dokunan çalışan: Görev tanımı gereği kuruluş namına ilgili kişilerin kişisel verilerini işleyen çalışanlar
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi
Komite: Kuruluş bünyesinde “KVK Komitesinin Görev ve Sorumlulukları Yönergesi”ne uygun olarak oluşturulan, kuruluş, birimleri ve çalışanları tarafından yürütülen tüm kişisel veri süreçlerinin izlenmesi, politikalara uyulup uyulmadığının kontrol edilmesi, kişisel veri süreçlerinin kuruluş adına yürütülmesi gibi görevleri bulunan dahili Komite
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
KVK: 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
Ortak veri sorumlusu: Kuruluşun ticari ve kurumsal faaliyetleri kapsamında kişisel verileri paylaştığı, bu paylaşım süresince ortak olarak kişisel veriler üzerinden işleme faaliyetleri gerçekleştirdiği diğer veri sorumlusu.
Bağımsız veri sorumlusu: Aynı kişilere ait kişisel verileri ticari ve kurumsal amaçları kapsamında işleyen diğer bağımsız veri sorumluları
4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kuruluşumuzda ilgili kişilere ait kişisel veriler, tamamen ve doğrudan kuruluşun faaliyetleri ve ilgili kişiyle olan ticari, iş veya hukuki bağla ilişkili olmak üzere;
Ticari Faaliyetlerle ile ilgili Amaçlar:
- Ticari faaliyetlerin yürütülmesi,
- İş sürekliliğinin sağlanması, hukuki ve idari iş güvenliğinin temini,
- İş ve uygulama stratejilerinin planlanması ve icrası,
- İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yönetilmesi,
- Kuruluş, hizmetler ve ürünler hakkında sunum, tanıtım ve bilgilendirme yapılması,
- Mevzuat ve sözleşmelerden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Kuruluş içi ve çevresinde fiziki mekan güvenliğinin sağlanması,
- Hukuki destek alınması,
- Elektronik ve diğer sosyal medya araçları ile basılı, süreli ve süresiz yayınların kullanılması,
- Basın mensupları ve basın, yayın organları ile iletişim kurulması ve sürdürülmesi,
- Kamuoyunun faaliyetler hakkında bilgilendirilmesi,
- İş görüşmelerinin zamanında ve etkili bir biçimde gerçekleştirilmesi,
- İşlerin zamanında ve gereğine uygun bir biçimde tamamlanabilmesi,
- Yerel, ulusal ve uluslararası seviyelerdeki faaliyetlerin planlanması ve yürütülmesi,
- Yurtiçinde ve yurt dışındaki iş ortakları ve topluluk şirketlerleri ile ilişkilerin yürütülmesi,
- Fikri ve sınai mülkiyetle ilgili işlemlerin yürütülmesi,
- Kuruluş, ürünler ve hizmetler hakkında tanıtım, pazarlama ve bilgilendirme yapılması,
- Sponsor, potansiyel sponsorlar ve katılımcılardan bildirim ve geri dönüş alınması,
- Sponsor ve katılımcılara teknik destek sağlanması,
- Sponsor, potansiyel sponsorlar ve katılımcıların sorularının cevaplanması
- Katılımcıların tanışmasını ve eşleşmesini sağlamak,
- Etkinlik sponsorları ile katılımcı bilgilerini paylaşmak amaçlarıyla işlenmektedir.
Çalışanlarla İlgili Amaçlar:
- Çalışanların iş sözleşmelerinin oluşturulması ve ifası,
- Çalışanlara sunulan hizmetlerin yerine getirilmesi ve uygulanması,
- Çalışanlara sosyoekonomik fayda sağlanması,
- Yurt içi ve yurt dışı görevlendirme, yolculuk ve konaklamaya ilişkin süreçlerin yürütülmesi,
- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi,
- İşe alım, iş ilişkisinin yürütülmesi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
- Özlük dosyalarının oluşturulması, fiziksel ve elektronik ortamlarda saklanması,
- İşten ayrılış çıkış işlemleri ve mülakatlarının yürütülmesi,
- Performans ve denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
Bilişim Süreçleri ile ilgili Amaçlar:
- Bilişim ve iletişim altyapısının oluşturulması, güncellenmesi,
- Bilişim araç ve sistemlerinin kullanıcılarının yönetilmesi,
- Kurumsal e-posta hesaplarının yönetilmesi,
- Kurumsal sosyal medya hesaplarının yönetilmesi,
- İşten ayrılan çalışanların e-posta hesaplarının yönetilmesi, denetlenmesi ve kapatılması,
- Taşınabilir ve/veya masa üstü elektronik cihazların yönetilmesi, izlenmesi, denetlenmesi,
- Mobil uygulama kullanıcılarına ait işlemlerin yürütülmesi,
- Online etkinliklere kaydolan katılımcılara ilişkin işlemlerin yürütülmesi,
- Veri güvenliğinin sağlanması ve verilerin arşivlenmesi,
- İnternet erişim loglarının tutulması,
- Müşterilere ait dijital varlıkların ve hakların korunması ve yönetilmesi amaçlarıyla kişisel veriler işlenmektedir.
5. Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişiler
Cloud Marketing ( CloudTalk Global) genel ve yoğun olarak ilgili kişilerin verilerini bu Gizlilik Politikası ve diğer idari ve teknik tedbirler kapsamında işler. Bu kategoriler dışında yer alan gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinde de işbu Gizlilik Politikası başta olmak üzere kuruluş veri işleme politikalarına uyulacaktır. Kişisel verileri işlenmekte olan gerçek kişi kategorileri şunlardır:
- Çalışanlar,
- İş Başvurusunda bulunanlar,
- Sponsor temsilcileri ve çalışanları,
- Tedarikçi temsilcileri ve çalışanları,
- Katılımcılar,
- İnternet Sitelerinin ziyaretçileri
- Potansiyel Katılımcı ve Sponsor temsilcileri
6. Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişiler
6.1. Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişiler
Kuruluş çalışanların, çalışan adaylarının ve stajyerlerin kişisel verilerini,
- İş Sözleşmesi,
- 4857 Sayılı İş Kanunu,
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
- 4632 Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu,
- 2004 sayılı İcra İflas Kanunu,
- 4904 sayılı Türkiye İş Kurumu ile İlgili Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun,
- 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
- 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu,
- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
- Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği,
- 1774 sayılı Kimlik Bildirim Kanunu,
- Ücret, Prim, İkramiye Ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik
ve benzeri kanun, yönetmelik, tebliğlere uygun olarak işlemektedir.
Kuruluş bu kapsamda çalışanların kimlik, iletişim, özlük, finans, mesleki deneyim, fiziksel mekan güvenliği, hukuki işlem, işlem güvenliği, risk yönetimi, görsel ve işitsel kayıtlar ve diğer bilgiler kategorileri ile inanç, dernek üyeliği, vakıf üyeliği, sağlık bilgileri, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri gibi özel nitelikli verilerini işlemektedir.
6.2. İş Başvurusunda Bulunanlara Ait Kişisel Veriler
İş başvurusunda bulunanların özgeçmiş, niyet mektubu gibi araçlarla kendi istekleri ile bizimle paylaştıkları veya kendi istekleri ile tüm ilgili kuruluşlarla paylaşılması için ilettikleri online istihdam platformları ve/veya yetenek ajanları tarafından bizimle paylaşılan, kimlik, özlük, iletişim, aile bilgileri, finans, eğitim, mesleki tecrübe, alışkanlıklar gibi kişisel veriler ile özgeçmişlerine kaydettikleri dernek, vakıf üyelikleri gibi yine kendi istekleri ile paylaştıkları özel nitelikli verileri işlemekteyiz.
6.3. Sponsor ve Tedarikçilerimizin Temsilcilerine ve Çalışanlarına Ait Kişisel Veriler
Kuruluş ticari faaliyetlerini yürütürken ilişki kurduğu müşteri ve tedarikçi gerçek kişiler ile müşteri ve tedarikçi kurumların temsilcileri ve gerçek kişilerin kişisel verilerini,
Hizmet Sözleşmesi,
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
- 2004 sayılı İcra İflas Kanunu,
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
- Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri
ve benzeri yasa, yönetmelik ve tebliğler gereği işlemektedir. Kuruluş sponsor ve tedarikçi gerçek kişilerle ve temsilcilerinin kimlik, iletişim, finans, hukuki işlem ve diğer bilgiler kategorilerindeki kişisel verilerini işlemektedir.
6.4. Katılımcılara Ait Kişisel Veriler
Cloudtalk Online (CloudTalk Global) uluslararası bir eşleştirme zirvesi olduğu için aynı zamanda katılımcıların verilerinin kendi aralarında ve yurt içinde ve yurt dışındaki sponsorlarla paylaşılmasını gerektirmektedir. Etkinliğe ücretsiz katılmayı kabul eden katılımcıların verileri bu kapsamda etkinlik sonunda yurt içi ve yurt dışından sponsorlarla paylaşılmaktadır. Bu katılımcılar verilerinin paylaşılmasını istemiyorlarsa etkinlik sonuna kadar bu yöndeki taleplerini bize bildirerek CAYMA haklarını kullanabilirler. Etkinliğe ücretli katılanlar ise kişisel verilerinin sponsorlarla paylaşılıp/paylaşılmaması konusunda en başından itibaren tercihte bulunabilirler.
Katılımcıların kimlik, iletişim, özlük, finans bilgileri işlenmektedir. Ödeme işlemleri POS hizmeti sağlayan kuruluş üzerinden gerçekleştirilmekte olup, CLOUDTALK olarak bu bu verilerinizi işlememiz ve kaydetmemiz söz konusu değildir.
Dijital etkinliklerimiz internet üzerinden Hubilo alt yapısı kullanılarak ve Zoom gibi video konferans sistemleri ile entegre bir şekilde yürütülmektedir. Gerçek bir fiziksel etkinliğe benzer şekilde kurgulanan dijital etkinlik sırasında yukarıda sayılanlara ek olarak ve kullanılan teknik alt yapının bir gereği olarak video ve sabit görüntüleriniz ile sesleriniz ve sistem üze-rinden yaptığınız yazılı iletişim kayıtlarınız da işlenmekte ancak kaydedilmemektedir. Katılımcılar ve kuruluşlar olarak etkinlikler kapsamında kendi aranızda yaptığınız görüntülü, sesli veya yazılı iletişim-leri hiç bir şekilde kaydetmediğimizi belirtmek isteriz.
6.5. Site Ziyaretçilerine ve Üyelerine Ait Kişisel Veriler
Meşru menfaatimiz gereği internet sitelerimizi ziyaret eden ve üye olarak kayıt olan kullanıcılara ait işlem güvenliği, kimlik gibi kategorilerdeki kişisel verileriniz formlar ve “çerezler” aracılığı ile işlenmektedir. Çerezler hakkında daha fazla bilgi almak için “Çerez Politikamıza”başvurmanızı rica ediyoruz.
6.6. Potansiyel Sponsor ve Katılımcılarımıza Ait Kişisel Veriler
Sitelerimizdeki reklamlar dışında, katılımcılarımızı, gerçek kişi sponsorlarımızı ve potansiyel sponsorları, sponsor ve potansiyel sponsor temsilcilerini ve çalışanlarını e-posta, sosyal medya veya telefon aracılığıyla yeni ürünler veya hizmetler hakkında rızalarını alarak bilgilendirebiliriz. İlgili kişiler bu tür tanıtım, reklam ve promosyon iletişimine karşı, diledikleri zaman itiraz edebilirler. Ayrıca bu tür e-postalarımızda ve SMS mesajlarını almak istemeyen ilgililer, mesajları engelleyebilir, iptal seçeneğini kullanabilir veya bize başvurarak listelerden silinmeyi isteyebilirler. Potansiyel müşterilerimizin kimlik, özlük, mesleki tecrübe ve iletişim bilgilerini işleyebiliriz.
Ayrıca ürünlerimiz ve/veya hizmetlerimizle ilgilenenleri bilgilendirmek için bir bültenimiz bulunmaktadır. Her bülten, bültenimizden aboneliğinizi iptal edebileceğiniz bir bağlantı içermektedir. Aboneliği iptal etmek isteyenler hesap ayarları üzerinden bunu gerçekleştirebilirler. Bu kapsama sınırlı olmak üzere potansiyel müşterilerimize ait kimlik, özlük ve iletişim kategorilerindeki kişisel verilerini işlemekteyiz.
7. İlgili Kişinin Hakları
Kuruluş, Kanun kapsamında ilgili kişinin veri işlenmeden önce onayını alma hakkının olduğunu, verinin işlenmesinden sonra ise verisinin kaderini tayin etme hakkına sahip olduğunu kabul etmektedir.
Bu anlamda ilgili kişiler İrtibat Kişisine başvurarak;
a) Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) Kanunun 7’nci maddesinde de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarını kullanabilir.
Buna karşın, Şirket içinde anonimleştirilmiş verilerle ilgili olarak kişilerin bir hakkı bulunmamaktadır. Kişisel veriler, iş ve sözleşme ilişkisinin gereği, yargısal ya da kamu otoritesince kanuni bir yetkinin kullanılması durumunda ilgili kurum ve kuruluşlarla paylaşabilir.
Sayılan haklar kapsamındaki talepler, kuruluş Başvuru Formunu eksiksiz doldurup ıslak imzanız ile iadeli taahhütlü mektupla ve kimlik fotokopileriyle (nüfus cüzdanı için sadece ön yüz fotokopisi olacak şekilde) İrtibat Kişisine ileterek gerçekleştirilir. Başvuru süreci ile ilgili Kişisel Veri Başvuruları Aydınlatma Metnine göz atabilirsiniz. https://cloudtalkglobal.com/tr/kvk-aydinlatma-metni/
8. Kişisel Verilerin İşlenmesinde Uyulacak Temel Kurallar
Cloud Marketing ( CloudTalk Global)birimleri ve çalışanları ilgili kişilerin kişisel verilerini işlerken Gizlilik Politikası ve diğer kurumsal politikaların da üzerine inşa edildiği şu temel kurallara özen göstermeye dikkat edeceklerdir.
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Kuruluş kendi topladığı veya diğer taraflarca kendisi ile paylaşılan kişisel verilerin KVK’da belirtilen ilgili kişinin aydınlatılması, gerekli durumlarda verilerin işlenmesi için ilgili kişinin açık rızasının alınması gibi şartların yerine getirilip getirilmediğini kontrol eder ve sorgular. İlgili kişilerin aydınlatılması, açık rızalarının alınması veya bilgi için yaptıkları başvurulara cevap verirken dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde davranır.
Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Kuruluş işlediği ve veri tabanlarında tuttuğu kişisel verilerin kontrol mekanizmaları elverdiği oranda doğru bilgiler içerdiğinden emin olmaya çalışır. Mümkün olduğu kadar verileri güncel tutmaya özen gösterir. Veri kaynaklarını doğru bilgi paylaşmaya ve değişikliklerde güncelleme yapmaya teşvik eder. Verilerin toplanması aşamasında doğru ve güncel olduklarını kontrol etmeye dikkat eder.
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Kuruluş, kişisel verileri ancak bu Gizlilik Politikasında belirlenen belirli, açık ve meşru amaçlarla işler.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Kuruluş, kişisel verileri işlendikleri amacın sınırları dışında başka bir amaç için işlememeye, böyle bir ihtiyaç doğduğunda ilgili kişinin aydınlatılması ve gerektiğinde açık rızasının alınmasına özen gösterir. Verileri sadece işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır. İş amaçları dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz. Kişisel verilerin başka bir amaçla işlenmesi gerektiğinde Komite’nin gözetiminde ve onayı ile ilgili uyum araçlarında ve kontrol araçlarında düzeltmelerin yapılması sağlanır.
Süreyle Bağlılık : Kuruluş, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmeye özen gösterir. Sözleşmeden kaynaklı kişisel verileri ilgili Kanunlardaki ihtilaf çıkma süreleri, ticaret ve vergi hukukunun gereklilikleri kadar bünyesinde muhafaza eder. Buna karşın bu amaçlar ortadan kalktığında kuruluş kişisel veriyi siler ya da anonimleştirir. Hangi kategorideki verilerin ne kadar süre muhafaza edileceği Kişisel Veri Envanterinde belirlenmiştir.
Veri Azaltma: Kuruluş, birimleri ve çalışanları yasaların ve ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı kapsam ve süreler dışında, ancak işleme amacının gerektirdiği miktarda, amaçla ilgili kategorilerdeki verileri toplar ve gerekli olduğu sürece sistemlerinde işlemeye özen gösterir.
Silme ve İmha Etme: Kuruluş işlemekte olduğu kişisel verileri bağlı olduğu yasalar, sosyal güvenlik, borçlar, vergi ve ticaret hukuku gibi ilgili alan mevzuatında öngörülen sürelerle sınırlı ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklar. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Veri Saklama, Silme, İmha ve Aktarma Politikasına uygun olarak ve Komitenin de izni ve gözetiminde süresi dolan kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Gizlilik ve Veri Güvenliği: Kuruluşta kişisel verilerin işlenmesi, aktarılması ve saklanması süreçlerinin tamamında genel gizlilik kurallarına ve veri güvenliğinini sağlanmasına özen gösterilir, bu amaçla oluşturulan politika belgelerine ve kurallara uygun işlem yapılır. Gerekli idari ve teknik önlemler alınmasına özen gösterilir.
9. Kişisel Verilerin Aktarılması
Cloud Marketing ( CloudTalk Global) üretime dönük ve ticari faaliyetlerini yürütebilmek, kurum olarak ihtiyaç duyduğu uzmanlık gerektiren faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak amaçlarıyla yurt içindeki ve yurt dışındaki hizmet ve ürün tedarikçilerinden yararlanır ve görev tanımları, faaliyetleri ve sağladıkları hizmetin niteliğine göre “veri işleyen”, “veri sorumlusu” veya “ortak veri sorumlusu” sayılan bu tedarikçiler, iş ortakları veya yetkili kurum ve kuruluşlara kişisel verileri aktarabilir.
9.1. Kişisel Veri Aktarımında Gözetilecek Hususlar
- Kişisel veri paylaşımı sırasında veri aktarılan tüm taraflar ile bir veri aktarım sözleşmesi, taahhütname veya benzeri belgelerin imzalanması yoluyla veri aktarımının güvence altına alınması sağlanır.
- Her bir birim ve çalışan kişisel veri aktarımı yapılan muhatabın kişisel verilerle ilgili oluşturabileceği riskleri önceden gözetmeli ve risk yaratacak durumların oluşmaması için özen göstermelidir.
- Yurt dışı menşeli uygulama ve servislerin kullanımında KVK ve GDPR gibi ilgili mevzuata uyum konusunda özen gösterilir.
- Taraflar ve tedarikçilere yapılacak veri aktarımları esnasında veri güvenliğinin uygun ve güvenli araç ve kanallarla yapılması, kişisel verilerin aktarıldığı gerçek kişilerin muhatap tarafından yetkilendirilmiş olup olmadığının takip edilmesi, kişisel verilerin aktarım amacıyla oluşturulan nüsha ve kopyaları varsa bunların işlevleri sona erer ermez tüm mecralardan silinmesine dikkat edilmesi zorunludur.
- Kuruluş birim ve çalışanları veri aktardıkları taraf ve tedarikçilerin kişisel veriler konusundaki hassasiyetlerini ve uygulamalarını gözetmek, risk oluşturabilecek durumları üstlerine zamanında bildirmekle yükümlüdürler. Kuruluş çalışanları kişisel veriler konusunda çözümleyemedikleri durum ve sorunlar konusunda zamanında üstlerinden gerekli desteği istemelidirler.
9.2. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Durumlar ve Aktarım Yapılan Taraflar
Kişisel veriler aşağıda belirtilen amaçlarla, yine aşağıda belirtilen taraflarla paylaşılmaktadır:
- Kuruluş tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin planlanması ve yerine getirilmesi için gerekli olan hallerde yurt içi ve yurt dışındaki topluluk şirketleri, iş ortakları, iştirakler, danışman firmalar, diğer hizmet tedarikçiler gibi özel kurum ve kuruluşlar ile kamu kurum ve kuruluşlarına,
- İş sürekliliğinin sağlanması, hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini, insan kaynakları, iş sağlığı ve güvenliği ile acil durum süreç ve stratejilerinin planlanması ile icra edilmesi için bu alanlarda hizmet veren gerçek ve tüzel kişilerle ve onların birlikte çalıştığı üçüncü taraflara;
- Kuruluşun tedarik ettiği hizmetler çerçevesinde sözleşme imzaladığı kişiler ve onların birlikte çalıştığı üçüncü kişilere,
- Kuruluşun sunduğu hizmetler veya çalışana sosyo-ekonomik fayda sağlayıcı nitelikte dışarıdan hizmet sağlayan tedarikçiler ve onların birlikte çalıştığı üçüncü taraflara,
- Kuruluşun yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi için gerekli olan hallerde iş ortaklarımız, danışman firmalarımız, tedarikçilerimiz, özel kurum ve kuruluşlar, mahkemeler, kamu kurum ve kuruluşları ve yetkili mercilere,
- Kuruluş tarafından yapılan sözleşmelerin kurulması ve ifası kapsamında gerekli ödeme ve tahsilat işlemleri için ilgili bankalara,
- Çalışanların sigorta ve benzeri haklardan yararlanabilmeleri için sigorta acenteleri ve sigorta şirketlerine
- Kuruluşumuzun haklarının tesisi, kullanılması ve korunması kapsamında hukuki ve mali destek almak amacıyla hukuk, muhasebe/SMM büroları, avukatlar ve diğer danışmanlara,
- Kurumsal elektronik iletişim kanalları için gerekli altyapı ve hizmetler ile Veri güvenliğinin sağlanması amacıyla bulut hizmeti sunan yurt içindeki ve yurt dışındaki hizmet tedarikçilerine;
- Anlık ileti, dosya paylaşımı, video konferans, elektronik posta vb. çevrimiçi iletişim kanalları ve araçlarını kullanabilmek için hizmet tedarik ettiğimiz yurt dışı menşeili platform ve uygulamalara,
- Elektronik imza temini ve yetkilendirilmesi işlemleri için hizmet sağladığımız tedarikçiye,
- Çalışanların motivasyonlarının artırılması, ekip ruhunun güçlendirilmesi amaçlarıyla özel günlerinde destek mesajları atılabilmesi, etkinlikler düzenlenmesi, başarı çalışanların ödüllendirilmesi için bu alanlarda hizmet sağlayan tedarikçi kuruluşlarla,
- Kuruluş tarafından alınan veya müşterilerin talebi üzerine yürütülen kalite, sosyal ve diğer konulardaki denetimlerin yürütülebilmesi için denetim yapan denetçiler ve yurt içi veya yurt dışı menşeli denetim kuruluşlarına,
- Fikri ve sınai mülkiyete konu iş ve işlemlerle ilgili hukuki ve teknik süreçlerin yürütülmesi amacıyla özel ve kamu kurum/kuruluşlarına kişisel veriler aktarılmaktadır.
- Etkinliğe ücretsiz katılarak etkinlik sonuna kadar cayma hakkını kullanmamış olan veya kişisel verisinin yurt içi sponsorlarla paylaşılmasını kabul etmiş olan katılımcıların kişisel verilerini yurt dışındaki etkinlik sponsorları ile paylaşılmaktadır.
9.3. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması
Günümüzde yaygın ve kaçınılmaz olarak kullanılan bulut, anlık ileti ya da online iletişim kanalları ile hizmet sunumu amacıyla yurt dışında yerleşik aşağıdaki taraflarla paylaşılacaktır.
- Çevrimiçi etkinlikler düzenlemek için Hindistan menşeli Hubilo ile,
- Elektronik posta hizmetleri için ABD menşeli Google, Icewarp, SendingBlue ve Rusya menşeli Yandex ile,
- Anlık mesajlaşma için ABD menşeli Whatsapp (Facebook) ile,
- Dosya paylaşımı için ABD menşeli Google ve Wetransfer ile,
- Mobil işletim sistemleri ve birlikte gelen hizmetler için ABD menşeli Apple ve Google ile,
- Sosyal Medya hizmetleri için ABD menşeli Facebook, Twitter, Instagram ve Google ile paylaşılmaktadır.
- SMS gönderimi için Türk menşeli Ekomesaj
- CRM ve Mail uygulaması Pipedrive ve Klently ile
Her bir hizmet sağlayıcının kendi gizlilik politikalarına şu bağlantılardan ya da web sitelerinden ulaşabilirsiniz:
- Microsoft (https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement)
- Hubilo (https://hubilo.com/privacy-policy/)
- Whatsapp (https://www.whatsapp.com/legal/client)
- Google (https://policies.google.com/privacy?hl=en-US)
- Apple (https://www.apple.com/legal/privacy/en-ww/)
- Facebook (https://www.facebook.com/policy.php)
- Instagram (https://help.instagram.com/519522125107875)
- Wetransfer (https://wetransfer.com/legal/privacy)
- SendingBlue https://www.sendinblue.com/legal/privacypolicy/
- Ekomesaj https://www.ekomesaj.com.tr/
- Icewarp https://www.icewarp.com.tr/privacy/
- pipedrive https://www.pipedrive.com/en/privacy
10. Denetim, Başvurular ve Veri İhlal Bildirimleri
Kuruluş kişisel verilerin korunması konusunda gerekli iç ve dış denetimleri yaptırabilmektedir.
İlgili kişilerin yaptığı başvurular en geç 30 gün içerisinde, Komite tarafından ilgili birimin de görüşü alınarak cevaplanır.
Kuruluş kişisel verilerle ilgili herhangi bir ihlal olduğu kendisine bildirildiğinde, bu durumun öğrenildiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde KVK Kuruluna bildirimde bulununur. İlgili tarafları ve kişileri de aynı şekilde bilgilendirir.
11. Güncelleme
Kuruluş kişisel verilerin korunması konusunda gerekli iç ve dış denetimleri yaptırabilmektedir.İş bu politika belgesi, kuruluşun kişisel veri işleme şartları, araçları, amaçları ile kapsamı değiştiğinde ve kişisel verilerin paylaşıldığı tarafların değişmesi durumlarında güncellenir. Her bir maddede yapılan güncellemeler ayrı bir tabloda tutulur.Kuruluş kişisel verilerin korunması konusunda gerekli iç ve dış denetimleri yaptırabilmektedir.
İlgili kişilerin yaptığı başvurular en geç 30 gün içerisinde, Komite tarafından ilgili birimin de görüşü alınarak cevaplanır.
Kuruluş kişisel verilerle ilgili herhangi bir ihlal olduğu kendisine bildirildiğinde, bu durumun öğrenildiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde KVK Kuruluna bildirimde bulununur. İlgili tarafları ve kişileri de aynı şekilde bilgilendirir.